Lançamentos contábeis são a base para todos os relatórios financeiros elaborados pela empresa. São fatos contábeis que provocam mudanças no patrimônio da empresa — aquelas pertencentes ao ativo, passivo e patrimônio líquido — como nas de resultado, que são as receitas e despesas. Se você tem dúvidas sobre o significado desses termos, confira uma breve explicação de cada um deles:

Ativos — recursos e bens em posse da empresa, como caixa, conta bancária e bens móveis;

Passivos — obrigações da empresa como contas a pagar e impostos;

Patrimônio líquido — é o resultado do ativo menos o passivo. Representa a riqueza líquida da empresa, ou seja, todos os seus bens e direitos menos as obrigações. Fazem parte desse patrimônio o capital social, as reservas de lucros, as ações em tesouraria, os prejuízos acumulados etc.;

Receitas — compreende os lançamentos de resultado, ou seja, todo o movimento da empresa.

Despesas e custos; os outros gastos realizados pela empresa.

De acordo com as Normas de Contabilidade, um lançamento contábil, para ser registrado, deve seguir dois critérios: for provável que algum benefício econômico futuro referente ao item flua para a empresa ou dela para terceiros e ter um custo ou valor que possa ser medido em bases confiáveis.

Informações necessárias para os lançamentos contábeis

Há diferentes modelos contábeis, mas você pode criar templates de lançamentos que mais se adaptam a sua equipe e cliente. Todavia, existem as informações mínimas que deve conter. São elas:

• A data da transação (dia, mês e ano que ocorreu o registro);
• Local (localização da empresa);
• Dados das contas impactadas, seja credora ou devedora;
• Os valores a serem creditados e debitados;
• Um número de referência que serve como um identificador único para a transação;
• Descrição da transação.

Veja quatro dicas para você saber como fazer um lançamento contábil de forma otimizada e produtiva, sem deixar de lado a eficiência:

Digitalize as informações: a maneira mais eficiente e segura de organizar os documentos é mantendo todos eles em um armazenamento digital. Assim, fica mais fácil encontrar as informações que precisa e guardá-las para futuras consultas.

Use a tecnologia: ferramentas e sistemas de gestão são essenciais para manter a rotina e obrigações contábeis em dia. Com eles, as tarefas ficam mais descomplicadas e otimizadas, aumentando a produtividade da equipe.

Seja transparente: é fundamental que todas as informações apresentadas sejam reais e verdadeiras, nada de supervalorizar as contas ou omitir dados. Isso porque qualquer dado incorreto pode prejudicar consideravelmente a empresa e os envolvidos no negócio, além de trazer problemas com a legislação.

Tire dúvidas: é comum ter dúvidas sobre os termos presentes em um lançamento contábil, principalmente para quem não trabalha com contabilidade. Sendo assim, converse com o seu cliente e explique para ele quais são esses termos, quais as informações necessárias e fique aberto para tirar todas as dúvidas que ele tiver.

Vale destacar também que existem diferentes tipos de lançamentos contábeis e que precisam ser conhecidos, como:

• primeira fórmula — um débito para um crédito;
• segunda fórmula — um débito para mais de um crédito;
• terceira fórmula — mais de um débito para um crédito;
• quarta fórmula — mais de um débito para mais de um crédito.

Padronize os processos

Ter um padrão para a realização de todas as etapas vai facilitar na hora de registrar essa atividade no dia a dia da empresa. Consequentemente, com processos mais simples e padronizados, é possível reduzir erros e aumentar a produtividade interna do setor financeiro do negócio.

Aplique as demonstrações contábeis

Ao realizar os lançamentos contábeis da forma correta, é possível ter acesso a ótimos demonstrativos. Por meio dessas informações, torna-se viável otimizar o Demonstrativo de Resultado do Exercício e o Balanço Patrimonial, a fim de melhorar a tomada de decisões e as demais obrigações da empresa.

Revise os cálculos

Por mais atenta que seja a pessoa que administra os lançamentos contábeis, um ou outro erro pode passar despercebido. É por esse motivo que os cálculos devem ser revisados, de preferência, por outro profissional. Dessa forma, é possível aumentar a confiabilidade das informações e reduzir falhas na área das finanças.

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